Verfahrensdokumentation GoBD und GDPdU

Der folgende Fließtext gibt unsere GoBD und GDPdU Verfahrensdokumentation wieder.

Im Anhang dieses Helpcenter Artikels finden Sie das Dokument als PDF.

Kassenhersteller: Tillhub GmbH
Firmenadresse: Genthiner Str. 34, 10785 Berlin
UstID: DE303299093
Registernummer: HRB 172096 B

Diese Verfahrensdokumentation beschreibt alle wesentlichen Merkmale des Tillhub-
Kassensystem-Betriebes bzw. der IOS-basierenden Kassensoftware zur GoBD- und GDPdUkonformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten.

Verwendungszweck

Das Tillhub Kassensystem besteht aus zwei getrennten Programmen: einem iPad-basierten
Kassensystem und einem Cloud-basierten Datenspeicher mit einer Weboberfläche (im weiteren
Dashboard genannt), die zur Konfiguration und Auswertung genutzt wird.
Das iPad-basierte Kassensystem ist eine Datenerfassungssoftware, die für den Verkauf von
Waren und/oder Dienstleistungen entwickelt wurde. Sie dient zur exakten Erfassung und
Aufzeichnung aller Zahlungsvorgänge. Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt
werden. Alle getätigten Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem erfasst. Zu jedem
Vorgang wird ein Beleg erstellt. Tagesabschlüsse (Z-Abschluss) werden durch Berichte
visualisiert.
Die flexibel programmierte Kassensoftware ist für den Einsatz in zahlreichen Geschäftsfeldern
geeignet. Über Schnittstellen kann das Kassensystem mit verschiedenen Peripheriegeräten
(Belegdrucker, Scanner, Zahlterminals, etc.) verbunden werden.

Arbeitsweise

Das iPad-Kassensystem arbeitet weitestgehend autark und speichert die eigenen Transaktionsund
Berichtsdaten aus Sicherheitsgründen vorerst im internen Datenspeicher ab. Diese Daten
werden bei aktiver Internetverbindung parallel in den Clould-Speicher übertragen.
Die in der Clould gespeicherten Daten können über das Dashboard angesehen und analysiert
werden. Einen Trainingsmodus bietet Tillhub nicht an.

Datenstruktur

Das Tillhub Kassensystem verfügt über eine Vielzahl an Berichten. Sämtliche Berichte können
ausgedruckt oder exportiert werden. Im Elektronischen Journal werden alle am Kassensystem
durchgeführten umsatzrelevanten Aktionen protokolliert. Programmierdaten werden in diesem
Kassen-Journal aber nicht gespeichert. Programmierdaten werden vom Dashboard gesondert
in ein separates Bewegungs-Journal gespeichert. Dieses wird unabhängig vom normalen
Kassen-Journal geführt. Die beiden Journale laufen parallel und beeinflussen sich nicht
gegenseitig.

Speicherung der Daten

Im Kassen-Journal werden alle steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die zum
vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt
benötigt werden. Der Umfang der aufgezeichneten Informationen kann vom Endanwender nicht
beeinflusst werden. Der Endanwender enthält keinerlei Zugriff auf den Datenspeicher. Es gibt
keine Funktionen, um Änderungen an den aufgezeichneten Daten zu ermöglichen.

Folgende Daten werden im Kassen-Journal gespeichert:
─ Transaktionsdaten
─ Berichtsdaten (z-Abschlüsse)

Folgende Daten werden im Bewegungs-Journal gespeichert:
─ Programmierdaten
─ Stammdatenänderungen

Verkaufsvorgang

Nach Bestätigung des Verkaufsvorgangs mit einem Klick auf die jeweilige Zahlmethode werden
alle verkauften Artikel und Informationen zur Zahlung im Kassen-Journal vollständig, richtig und
zeitgerecht eingetragen und zeitgleich ein Beleg generiert. Der Bon erhält eine fortlaufende
eindeutige Belegnummer. Dem Artikel/Datensatz im Kassen-Journal wird automatisch ein global
eindeutiger Identifikator (UUID - universally unique identifier) zugewiesen und in weiterer Folge
kann dieser Datensatz weder verändert noch gelöscht werden. Mithilfe dieses Identifikators und
der fortlaufenden eindeutigen Belegnummer wird somit die Sicherung der vollständigen und
richtigen Erfassung und Wiedergabe garantiert.

Der Sofortstorno / Zeilenstorno wird von uns als nicht relevant angesehen, da kein Beleg
erzeugt wurde – und somit kein Verkauf stattfand. Wird ein zuvor erstellter Beleg storniert, wird
ein neuer Journaleintrag erzeugt mit der Referenz auf den Stornobeleg.
Generell werden für alle Verkaufstransaktionen Journaleinträge erstellt. Somit entsteht im
täglichen Betrieb ein lückenloser und zu 100% dokumentierter Verlauf der Geschäftsvorfälle vom
Verkauf bis zur Abrechnung. Alle Journaleinträge werden umgehend in den Cloud-Speicher
übertragen und dort lückenlos abgespeichert.

Um weitere Kontrollmechanismen zu gewährleisten vergibt die Kasse pro Schicht und Gerät
eindeutige Rechnungsnummern. Auch wenn keine Rechnung gedruckt wird, wird diese in
elektronischer Form archiviert und kann jederzeit aufgerufen werden.

Tagesabschluss

Der Z-Bericht enthält folgende Informationen:
Firmenname und Anschrift
Zeitpunkt der Erstellung
Z-Zähler
Gesamtumsatz
Umsatz nach Zahlart
Steuern

Sicherheitsmerkmale

Dadurch, dass wir die Daten kontinuierlich mit unserem Server synchronisieren und dort
nicht gelöscht oder geändert werden können, können wir eine Lückenlosigkeit der Daten
gewährleisten. Selbst wenn die Daten lokal auf dem iPad gelöscht werden, kann dies
durch Konsistenzprüfungen auf unserem Server überprüft und protokolliert werden.
Sobald die Daten einmal auf unserem Server gespeichert sind, kommt der Kunde nicht
mehr an diese heran. Die Daten werden nur noch in aufbereiteter Form zur Analyse auf
dashboard.tillhub.de bereitgestellt.
Alle Berichte, Exporte und Auswertungen werden auf unserem Server erzeugt und sind
somit gänzlich vor Manipulation geschützt.
Aufgrund der zuvor beschriebenen technischen und logischen Gegebenheiten der
Kassensoftware entsprechen wir dem Kriterium der Ordnung (Punkt 3.7.) aus dem
Fachgutachten des Fachsenats für Datenverarbeitung der
Kammer der Wirtschaftstreuhänder zur Ordnungsmäßigkeit von IT-Buchführungen (KFSDV1),
das folgendes besagt:
„Die IT-Buchführung muss sicherstellen, dass Buchungen sowohl in zeitlicher
(Journalfunktion) als auch in sachlicher Ordnung (Kontenfunktion) dargestellt werden
können. Die logische Speicherung der Buchungssätze in der IT-Buchführung muss nicht
nach einem bestimmten Ordnungskriterium erfolgen, sofern die IT-Buchführung
Sortierfunktionen zur Verfügung stellt, mit deren Hilfe die erforderliche Ordnung
jederzeit hergestellt werden kann.“
In weiterer Folge wird der neuen Kassenrichtlinie lt. Punkt 5.1.2 entsprochen und damit
das Kriterium der Ordnungsmäßigkeit gemäß §§ 131, 132 BAO erfüllt. Die Firma Tillhub
entwickelt und vertreibt Kassensysteme des Typs 3.

Datenexport

Der Datenexport (GDPdU) enthält folgende Dateien:
GoBD/GDPdU-Journal mit allen chronologisch dokumentierten Vorgängen
index.xml
gdpdu-dd-mm-yyyy.dtd (XML Definition für index.xml)

Dieser Export kann jederzeit für einen individuellen Zeitraum bereitgestellt werden.
Die Übergabe dieser Daten kann entweder via E-Mail direkt von dashboard.tillhub.de zum
Kassenprüfer erfolgen oder es kann von Tillhub.de eine DVD angefordert werden. Den Pfad via
E-Mail kann der Nutzer der Kasse in dashboard.tillhub.de auslösen. Somit ist sichergestellt,
dass die Daten nicht zwischen Download und Weitergabe an den Kassenprüfer manipuliert
werden können.